Register van de verwerking van persoonsgegevens door de Stichting Gemeenschapstuin CitySeeds
- CitySeeds verwerkt persoonsgegevens van donateurs, klanten, verwijzers,
vrijwilligers en bestuursleden met het doel om hen te kunnen informeren, groenten
te kunnen verstrekken, en hen te betrekken bij de activiteiten. De Stichting is
verwerkingsverantwoordelijke (AVG). - De rechtsgrondslag voor de verwerking is:
de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de
betrokkene partij is.
Met klanten bestaat een overeenkomst om hen groenten te verstrekken.
Met vrijwilligers bestaat een overeenkomst om hen in de gelegenheid te
stellen te werken in de Gemeenschapstuin. Aan de overeenkomsten
kunnen andere activiteiten worden verbonden, waarvoor de personen kunnen
worden uitgenodigd. - Hoewel het niet noodzakelijk is, vraagt CitySeeds om toestemming van betrokkene
door het plaatsen van een handtekening op het formulier of door het verzenden van
een e-mail aan CitySeeds. - De formulieren van de Stichting vormen een onderdeel van dit register.
- De persoonsgegevens worden door de betrokkene(n) ingevuld op (digitale)
formulieren en ondertekend. De verzending van het formulier vanuit een e-mailadres
wordt gezien als een ondertekening. Formulieren kunnen op papier worden
afgedrukt en met de post toegezonden of persoonlijk overhandigd. - Op de formulieren wordt alleen gevraagd naar gegevens die noodzakelijk en
voldoende zijn voor het doel (zie 1). Er wordt niet gevraagd naar bijzondere
persoonsgegevens (AVG). - Formulieren worden door een vrijwilliger van CitySeeds gescand of gefotografeerd en
digitaal bewaard in de cloud van een cloud-serviceprovider. Persoonsgegevens
worden overgenomen in gegevensbestanden, die in dezelfde cloud worden bewaard.
Persoonsgegevens kunnen voorts aanwezig zijn in de e-mail van CitySeeds, die wordt
bewaard door een e-mail-serviceprovider. - CitySeeds heeft een account met een wachtwoord waarmee kan worden ingelogd in
de cloud om bestanden, waaronder die met persoonsgegevens, te maken, te lezen,
te wijzigen en te verwijderen. - De Stichting gebruikt als e-mail- en cloud-serviceprovider Microsoft 365. Microsoft is
verwerker (AVG) van de persoonsgegevens waarvan de Stichting de
verwerkingsverantwoordelijke is. Door gebruik te maken van Microsoft 365 heeft de
Stichting een overeenkomst met Microsoft, waarvan de voorwaarden op de websites
van Microsoft zijn te vinden. De Stichting heeft er vertrouwen in dat Microsoft
voldoet aan de vereisten die de AVG stelt aan verwerkers. - Persoonsgegevens worden niet aan derden verstrekt. Persoonsgegevens van klanten
worden gedeeld met de verwijzer die de betrokkene heeft verwezen. - Persoonsgegevens van vrijwilligers worden bewaard als zij niet meer actief zijn met
als doel hen te kunnen uitnodigen voor activiteiten, zoals een lustrum. - Persoonsgegevens worden verwijderd indien een donateur of klant gedurende een
jaar niet meer actief is. - Persoonsgegevens worden verwijderd op verzoek van de persoon die niet meer
actief is.
Definitief 1.0, 23 mei 2018, vastgesteld door Bestuur Stichting Gemeenschapstuin CitySeeds
Update 1.2, 4 februari 2024, wijziging e-mail- en cloud-serviceprovider naar Microsoft 365
Update 1.4 11 maart 2024, kleine correcties in de tekst, logo vervangen